Legalizzazzjoni ta' Dokumenti

Tipi ta’ Dokumenti

Il-Ministeru għall-Affarijiet Barranin u Ewropej jillegalizza (MFEA) jillegalizza:

• Dokumenti oriġinali maħruġa minn Entitajiet Pubbliċi f’Malta, bħar-Reġistru Pubbliku, il-Malta Financial Services Authority (MFSA), il-Korp tal-Pulizija, u l-Università ta’ Malta, fost oħrajn; 
• Kopji ta’ dokumenti vverifikati bħala kopji awtentiċi tad-dokumenti oriġinali minn Nutara, Avukati u Accountants/Awdituri pubbliċi ċċertifikati, rreġistrati mal-Ministeru għall-Affarijiet Barranin u Ewropej;
• Traduzzjonijiet: it-traduzzjonijiet ta’ dokumenti jiġu awtentikati biss meta l-firma tat-traduttur tkun irreġistrata mal-Ministeru.

Filwaqt li Artiklu 1(b) tal-Konvenzjoni tal-Aja li tabolixxi r-Rekwiżit ta’ Legalizzazzjoni għad-Dokumenti Pubbliċi Barranin (1961) jispjega li l-legalizzazzjoni ma tapplikax għal dokumenti kummerċjali u dwar negozju, iċ-ċertifikat tal-legalizzazzjoni/apostille jkun jista’ jinħareġ biss fuq il-premessa li dan ikun rekwiżit mill-istat li se jirċievi d-dokument. F’dan il-każ, il-klijenti għandhom isegwu l-proċedura li ġejja:

• Dokumenti kummerċjali jinħarġilhom iċ-ċertifikat tal-legalizzazzjoni/apostille biss jekk id-dokument oriġinali jkun iffirmat u stampat minn uffiċjal tal-MFSA rreġistrat mal- MFTP;

• Dokumenti ta’ negozju jinħarġilhom biss iċ-ċertifikat tal-legalizzazzjoni/apostille jekk id-dokument ikun ivverifikat minn prattikant legali, accountant pubbliku ċċertifikat, jew awditur, irreġistrati mal-Ministeru.

Informazzjoni dwar iċ-ċirkolazzjoni ta' ċerti dokumenti pubbliċi bejn l-iStati Membri

F’konformita’ mar-Regolament tal-UE li għandu l-għan li  jippromwovi l-moviment ħieles taċ-ċittadini, ċerti dokumenti pubbliċi u l-kopji ċċertifikati tagħhom huma eżentati mil-legalizzazzjoni u l-formalità tal-apostille fl-Unjoni Ewropea (UE) b’seħħ mis-16 ta' Frar 2019. Għal uħud minn dawn id-dokumenti (ara hawn taħt b'tipa skura) tista’ tintalab ukoll formola standard multilingwi biex jiġu evitati rekwiżiti ta' traduzzjoni u, fi kwalunkwe każ, traduzzjoni ċċertifikata magħmula fi kwalunkwe Stat Membru tal-UE għandha tkun aċċettata.

L-eżenzjoni mil-legalizzazzjoni u l-formalità tal-apostille tapplika biss għal dokumenti u l-kopji ċċertifikati tagħhom maħruġa mill-awtoritajiet pubbliċi ta' Stat Membru u ppreżentati lill-awtoritajiet pubbliċi ta' Stat Membru ieħor. Eżempji ta’ dawn huma:

• dokumenti li joħorġu minn qorti jew minn uffiċjal tal-qorti;
• dokumenti amministrattivi;
• atti nutarili;
• ċertifikati uffiċjali mqiegħda fuq dokumenti privati;
• dokumenti diplomatiċi u konsulari.

Barra minn hekk, l-eżenzjoni tapplika biss għal dokumenti li jistabbilixxu wieħed jew aktar mis-sitwazzjonijiet elenkati hawn taħt. L-iskrizzjonijiet b'tipa skura jindikaw li hemm formola standard multilingwi disponibbli għal dawn id-dokumenti. Jekk jogħġbok innota li mhux il-formoli standard kollha jinħarġu fl-Istati Membri kollha.

• twelid
• mewt
• persuna li tkun ħajja
• isem
• żwieġ, kapaċità biex tiżżewweġ u status ta' żwieġ
• divorzju, separazzjoni legali jew annullament ta 'żwieġ
• sħubija rreġistrata, kapaċità li tidħol fi sħubija reġistrata u status ta ‘ sħubija                                                rreġistrata
• ix-xoljiment ta’ sħubija rreġistrata, separazzjoni legali jew annullament ta' sħubija rreġistrata
• stat ta’ ġenitur jew adozzjoni
• domiċilju u / jew residenza
• nazzjonalità
• nuqqas ta' rekord kriminali
• il-kandidatura jew il-votazzjoni f'elezzjonijiet għall-Parlament Ewropew jew f'elezzjonijiet muniċipali fi Stat Membru ieħor.

Formola standard multilingwi tista' tintuża biss fi Stat Membru ieħor u trid tiġi ppreżentata flimkien mad-dokument pubbliku li miegħu hija mehmuża.

Fejn Stat Membru jippermetti l-preżentazzjoni ta' kopja ċċertifikata ta' dokument pubbliku minflok l-oriġinal, l-awtoritajiet ta' dak l-iStat Membru għandhom jaċċettaw kopja ċċertifikata magħmula fl-iStat Membru fejn inħareġ id-dokument pubbliku.

Aktar informazzjoni dwar ir-Regolament u l-formoli standard multilingwi tista' tinkiseb mir-Reġistru Pubbliku fl-Aġenzija ta' Identity Malta https://identitymalta.com/public-registry/?lang=mt

Legalizzazzjoni tal-firem fuq dokumenti pubbliċi

Il-firma fuq dokumenti uffiċjali li jirrikjedu ċertifikat tal-legalizzazzjoni/apostille trid tkun firma oriġinali ta’ persuna bbażata f’Malta u li hi rreġistrata mal-Ministeru għall-Affarijiet Barranin u Ewropej. Id-dokumenti jinħarġilhom ċertifikat tal-legalizzazzjoni/apostille hekk kif il-firma ta’ fuq id-dokument tiġi mqabbla ma’ dik li hemm fid-database tal-firmatarji tal-Ministeru.

Il-klijenti jistgħu jivverifikaw jekk il-firma ta’ professjonist jew traduttur hijiex irreġistrata mal-Ministeru għall-Affarijiet Barranin u Ewropej għal skopijiet ta’ legalizzazzjoni/apostille billi jmorru fuq il-link: https://signatories-legalisation.gov.mt/. Il-klijenti jistgħu idaħħlu l-isem u l-kunjom ta’ kwalunkwe professjonist tal-preferenza tagħhom fil-link ipprovdut biex jivverifikaw jekk dawn humiex reġistrati biex ikunu jistgħu jiffirmaw dokumenti pubbliċi li jkunu jeħtieġu li jiġu legalizzati/apostillati.

Skont ir-Regolament Ġenerali dwar il-Protezzjoni tad-Data (UE) 2016/679 (“GDPR”) u l-Att dwar il-Protezzjoni tad-data (Kap.586), id-dettalji tal-firmitarji rregistrati mal-Ministeru ma jistgħux jiġu żvelati lill-pubbliku, hekk kif l-iskop tar-reġistazzjoni huwa li tqabbel il-firem qabel ma jkunu llegalizzati d-dokumenti, u għalhekk, din il-funzjoni ta’ tfittxija tikkonferma biss jekk il-firmatarju huwiex irreġistrat mal-Ministeru. B’ konformita ma’ Artikolu 25 tal-GDPR, il-Ministeru implimenta miżuri xierqa biex jiżgura li d-database tal-firmatarji ma tkunx aċċessibbli għall-pubbliku mingħajr l-intervent tal-individwu.

Hekk kif l-awtentiċità tal-firma tiġi vverifikata, id-dokument jiġi legalizzat billi jitwaħħal fuqu ċertifikat tal-Apostille jew ċertifikat tal-Legalizzazzjoni.

Dokumenti li se jintużaw f’pajjiżi li ma ffirmawx il-Konvenzjoni tal-Aja dwar ir-rikonoxximent ta’ ċertifikati tal-Apostille ikollhom bżonn ċertifikat tal-legalizzazzjoni mill-Ministeru.

Sussegwentement, dan id-dokument ikun irid jerġa’ jiġi legalizzat mill-ġdid (counter-legalised) minn rappreżentant tal-pajjiż fejn id-dokument ikun se jintuża. Din il-legalizzazzjoni tista’ issir f’Ambaxxati u Konsulati differenti f’Malta. F’każ fejn il-pajjiż ma jkollux rappreżentanza diplomatika f’Malta, il-klijent ikun irid jibgħat id-dokumenti lill-Ambaxxata barra minn Malta akkreditata għal Malta.

Il-klijenti li jgħixu barra minn Malta u li għandhom bżonn ċertifikati tal-legalizzazzjoni/apostille għandhom jikkuntattjaw lit-Taqsima tal-Legalizzazzjoni fuq id-dettalji t’hawn taħt.

Tariffi u Metodi ta’ Pagament

It-tariffa ta’ €20.00 tapplika għal kull dokument. Madanakollu, għal dokumenti personali, bħal ċertifikati maħruġa mir-Reġistru Pubbliku jew mill-Università, it-tariffa ta’ €12.00 tapplika għal kull dokument. Il-pagamenti jistghu jithallsu b’cekk pagabbli lill-Ministeru ghall-Affarijiet Barranin u Ewropej jew b’karti ta’ debitu/kreditu.

Dokumenti tal-Adozzjoni

Dokumenti tal-Adozzjoni jiġu llegalizzati bla ħlas fuq preżentazzjoni ta’ covering letter maħruġa mill-Aġenzija tal-Adozzjoni.

Reġistrazzjoni tal-firem u responsabbiltajiet

Reġistrazzjonijiet ġodda ta' firem ikollhom perjodu ta' validità ta’ (3) tliet snin, mid-data tal-ewwel reġistrazzjoni. Xahar qabel l-iskadenza ta' dan it-terminu, kull firmatarju jiġi notifikat b’posta elettronika biex iġġedded l-applikazzjoni tiegħu / tagħha sakemm ma jkunx jixtieq li l-firma reġistrata titneħħa mid-database tal-Ministeru. Fin-nuqqas ta' tiġdid tar-reġistrazzjoni, il-firmatarji ma jibqgħux jiġu rikonoxxuti għal skopijiet ta' Apostille / Legaliżżazzjoni.

Hija wkoll ir-responsabbiltà tal-firmatarju li jinforma it- Taqsima tal-Legalizzazzjoni fi

ħdan il-Consular Services Office b'kull tibdil li jseħħ fl-informazzjoni mniżżla u sottomessa fil-formola tal-Firma tal-Kampjuni matul il-perodu ta’ validità ta' tliet snin tal-istess formola sottomessa. Jekk wieħed jonqos milli jinnotifika lil din it-Taqsima b'kull tibdil fl-informazzjoni sottomessa mill-firmatarju, inkluż il-kunjom, il-kariga, l-organizzazzjoni u bidliet fil-kampjun tal-firma u t-timbru, iwassal għar-rifjut tal- Apostille/Legalizzazzjoni fuq id-dokument approvat mill-firmatarju.

F’każ fejn professjonist jew persuna oħra maħtura tixtieq tirreġistra l-firma mal-Ministeru, għandha timtela l-Formola għall-Kampjuni tal-Firem, li tista’ titniżżel billi tagħfas hawn​.

L-applikant għandu jippreżenta d-dokumenti li ġejjin flimkien mal-Formola tal-applikazzjoni:

• Avukati u Nutara – Covering letter, kopja tal-warrant, u kopja tal-karta tal-identità. F’każ fejn il-persuna tkun se tiffirma dokumenti f’isem il-kumpanija, il-formola tal-applikazzjoni għandha tinkludi covering letter bil-letterhead tal-kumpanija, iffirmata mill-Kap tal-Kumpanija.

• Accountants Pubbliċi u Awdituri – Covering letter, kopja tal-warrant, u kopja tal-karta tal-identità. F’każ fejn il-persuna tkun se tiffirma dokumenti f’isem il-kumpanija, il-formola tal-applikazzjoni għandha tinkludi covering letter bil-letterhead tal-kumpanija, iffirmata mill-Kap tal-Kumpanija.  

• Kapijiet ta’ Skejjel – Covering letter u kopja tal-karta tal-identità.

• Kapijiet ta’ Skejjel Internazzjonali – Covering letter, kopja tal-karta tal-identità, u ċertifikat maħruġ mill-Ministeru għall-Edukazzjoni u x-Xogħol.

• Konsli / Diplomatiċi – Covering letter u kopja tal-Karta Diplomatika.

• Uffiċjali tal-Gvern – Covering letter mis-superjur dirett u kopja tal-karta tal-identità.

• Tradutturi – Covering letter, Degree fil-Lingwistika/Traduzzjoni, u kopja tal-karta tal-identità. F’każ fejn il-persuna tkun se tiffirma dokumenti f’isem il-kumpanija, il-formola tal-applikazzjoni għandha tinkludi covering letter bil-letterhead tal-kumpanija, iffirmata mill-Kap tal-Kumpanija.

Huwa importanti li wieħed jinnota li l-Ministeru jirriserva d-dritt li jirrifjuta l-applikazzjoni għar-reġistrazzjoni tal-firem jekk l-applikant ma jkunx jissodisfa r-rekwiżiti għall-eliġibbiltà stabbiliti hawn fuq.

Servizz ta’ Eċċellenza

It-Taqsima tal-Legalizzazzjoni fi ħdan il-Consular Services Office timpenja ruħha għal livell ta’ servizz eċċellenti, u tassigura li l-klijent:

• jiġi moqdi b’korteżija u rispett;
• jinqeda fl-iqsar żmien possibbli;
• jingħata informazzjoni ċara u utli;
• jiġi megħjun u mwieġeb b’mod effettiv f’każ ta’ ilment. 

Tista’ tgħinna nagħtuk servizz aħjar billi:

• tiċċekkja f’liema pajjiż id-dokumenti se jintużaw;
• tipprovdi traduzzjoni magħmula f’Malta, meta t-traduzzjoni tad-dokument tkun meħtieġa.
• tara li l-kopji tad-dokumenti ġew iċċertifikati minn nutar jew avukat, f’każ li d-dokumenti jkunu kopji.

Kummenti u Ilmenti:

Is-sodisfazzjon tal-klijent huwa importanti ħafna għalina. Jekk m’intix sodisfatt bis-servizz tagħna, nistednuk tiġi l-uffiċċju sabiex tiddiskuti l-ilment, jew tikkuntattjana permezz tal-posta, tat-telefon, jew billi tibgħatilna imejl fuq consular.mfea@gov.mt

Kull kumment jinżamm kunfidenzjali, jiġi ttrattat minnufih, u nużawh sabiex intejbu s-servizz tagħna.

Jekk tixtieq tressaq ilment, l-ewwel ikkuntattja l-Uffiċjal li jkun qdiek. F’każ li t-tweġiba li tingħata ma tkunx kif mixtieq, tista' ċċemplilna jew tikkuntattjana fuq id-dettalji li ġejjin:

Consular Services Office

Taqsima tal-Legalizzazzjoni

Direttorat għas-Servizzi Konsolari u Maltin Jgħixu Barra

Ministeru għall-Affarijiet Barranin u Ewropej

18, Triq Zakkarija,

Valletta VLT 1170

L-ilment tiegħek jiġi rikonoxxut minnufih u nagħtuk tweġiba sħiħa fi żmien tlett (3) ijiem tax-xogħol mid-data ta’ meta l-ilment jasal l-uffiċċju. Jekk għal xi raġuni tweġiba ma tkunx possibbli li tingħata fi żmien tlett ijiem tax-xogħol, aħna ninfurmawk u nagħtuk indikazzjoni ta' meta għandek tistenna tweġiba.

© Il-Gvern ta’ Malta​​