Legalizzazzjoni ta' Dokumenti

Consular Services Office


Proċeduri ġodda għal-Legalizzazzjoni


Mill-Erbgħa 24 ta’ Ġunju, il-legalizzazzjoni/l-apostille tad-dokumenti jista’jisr kif ġej:



Permezz ta’ Drop-box


Huwa importanti li ssegwi l-proċedura t’hawn taħt qabel ma tiddepożita d-dokumenti fid-‘drop-box’:


  • Id-dokumenti għandhom jitqiegħdu f’envelopp issiġillat immarkat “Legalizzazzjoni”, u li kull dokument irid ikollu indikat il-pajjiż fejn se jintuża;
  • Il-ħlas għandu jsir permezz ta’ ċekk pagabbli lill-Ministeru għall-Affarijiet Barranin u Ewropej (€20 għal dokumenti kummerċjali / €12 għal dokumenti personali) u jitqiegħed fl-envelopp;
  • In-numru tal-mowbajl għandu jk​un inkluż sabiex l-uffiċjali jkunu jistgħu jikkuntattjaw lill-klijent lura ġaladarba d-dokumenti jkunu lesti biex jinġabru.


Għandu jiġi enfasizzat li l-klijenti li jkollhom aktar minn għaxar (10) dokumenti għall legalizzazzjoni għandhom iħalluhom fid-drop-box. Id-drop-box tista’ tintuża wkoll minn dawk il-klijenti li jixtiequ jħallu d-dokumenti tagħhom fl-uffiċċju tagħna u jiġu jiġbruhom meta jkunu lesti. It-tali dokumenti jkunu lesti biex jinġabru fi żmien tlett (3) ijiem ta’ xogħol minn meta jkunu ddepożitati fid-drop-box.



Żjarat fl-uffiċċji tagħna


Huwa mportanti li l-klijienti jsegwu l-proċeduri li ġejjin meta jżuru l-uffiċċji tagħna:


  • Issanifika jdejk qabel ma tidħol fil-bini;
  • Persuni li jilbsu l-maskri biss se jitħallew jidħlu fil-bini;
  • Il-klijenti jitħallew jidħlu ġewwa l-bini wara li titeħdilhom it-temperatura;
  • Huwa rakkomandabbli li għal kwalunkwe mistoqsija fuq legalizzazzjoni, ilklijenti jevitaw li jżuru l-uffiċċju u minflok iċemplu fuq 22042283 jew jibagħtu imejl fuq consular.mfea@gov.mt



Ħinijiet tal-ftuħ


Il-ħinijiet tal-ftuħ tagħna huma mit-Tnejn sal-Ġimgħa mit-08.30 sal-12.00.



Legalizzazzjoni ta' Dokumenti


L-għan tat-Taqsima tal-Legalizzazzjoni fi ħdan il-Consular Services Office hu li tipprovdi servizz effiċjenti u affidabbli lill-klijenti kollha li jeħtieġu li jillegalizzaw dokumenti uffiċjali.



Tipi ta’ Dokumenti


Il-Ministeru għall-Affarijiet Barranin u Ewropej jillegalizza (MFEA) jillegalizza:


  • Dokumenti oriġinali maħruġa minn Entitajiet Pubbliċi f’Malta, bħar-Reġistru Pubbliku, il-Malta Financial Services Authority (MFSA), il-Korp tal-Pulizija, u l-Università ta’ Malta, fost oħrajn; 
  • Kopji ta’ dokumenti vverifikati bħala kopji awtentiċi tad-dokumenti oriġinali minn Nutara, Avukati u Accountants/Awdituri pubbliċi ċċertifikati, rreġistrati mal-Ministeru għall-Affarijiet Barranin u Ewropej;
  • Traduzzjonijiet: it-traduzzjonijiet ta’ dokumenti jiġu awtentikati biss meta l-firma tat-traduttur tkun irreġistrata mal-Ministeru.



Filwaqt li Artiklu 1(b) tal-Konvenzjoni tal-Aja li tabolixxi r-Rekwiżit ta’ Legalizzazzjoni għad-Dokumenti Pubbliċi Barranin (1961) jispjega li l-legalizzazzjoni ma tapplikax għal dokumenti kummerċjali u dwar negozju, iċ-ċertifikat tal-legalizzazzjoni/apostille jkun jista’ jinħareġ biss fuq il-premessa li dan ikun rekwiżit mill-istat li se jirċievi d-dokument. F’dan il-każ, il-klijenti għandhom isegwu l-proċedura li ġejja:


  • Dokumenti kummerċjali jinħarġilhom iċ-ċertifikat tal-legalizzazzjoni/apostille biss jekk id-dokument oriġinali jkun iffirmat u stampat minn uffiċjal tal-MFSA rreġistrat mal- MFTP;


  • Dokumenti ta’ negozju jinħarġilhom biss iċ-ċertifikat tal-legalizzazzjoni/apostille jekk id-dokument ikun ivverifikat minn prattikant legali, accountant pubbliku ċċertifikat, jew awditur, irreġistrati mal-Ministeru.



Informazzjoni dwar iċ-ċirkolazzjoni ta' ċerti dokumenti pubbliċi bejn l-iStati Membri

 

F’konformita’ mar-Regolament tal-UE li għandu l-għan li  jippromwovi l-moviment ħieles taċ-ċittadini, ċerti dokumenti pubbliċi u l-kopji ċċertifikati tagħhom huma eżentati mil-legalizzazzjoni u l-formalità tal-apostille fl-Unjoni Ewropea (UE) b’seħħ mis-16 ta' Frar 2019. Għal uħud minn dawn id-dokumenti (ara hawn taħt b'tipa skura) tista’ tintalab ukoll formola standard multilingwi biex jiġu evitati rekwiżiti ta' traduzzjoni u, fi kwalunkwe każ, traduzzjoni ċċertifikata magħmula fi kwalunkwe Stat Membru tal-UE għandha tkun aċċettata.

 

L-eżenzjoni mil-legalizzazzjoni u l-formalità tal-apostille tapplika biss għal dokumenti u l-kopji ċċertifikati tagħhom maħruġa mill-awtoritajiet pubbliċi ta' Stat Membru u ppreżentati lill-awtoritajiet pubbliċi ta' Stat Membru ieħor. Eżempji ta’ dawn huma:


  • dokumenti li joħorġu minn qorti jew minn uffiċjal tal-qorti;
  • dokumenti amministrattivi;
  • atti nutarili;
  • ċertifikati uffiċjali mqiegħda fuq dokumenti privati;
  • dokumenti diplomatiċi u konsulari.

 

Barra minn hekk, l-eżenzjoni tapplika biss għal dokumenti li jistabbilixxu wieħed jew aktar mis-sitwazzjonijiet elenkati hawn taħt. L-iskrizzjonijiet b'tipa skura jindikaw li hemm formola standard multilingwi disponibbli għal dawn id-dokumenti. Jekk jogħġbok innota li mhux il-formoli standard kollha jinħarġu fl-Istati Membri kollha.


  • twelid
  • mewt
  • persuna li tkun ħajja
  • isem
  • żwieġ, kapaċità biex tiżżewweġ u status ta' żwieġ
  • divorzju, separazzjoni legali jew annullament ta 'żwieġ
  • sħubija rreġistrata, kapaċità li tidħol fi sħubija reġistrata u status ta ‘ sħubija                                                rreġistrata
  • ix-xoljiment ta’ sħubija rreġistrata, separazzjoni legali jew annullament ta' sħubija rreġistrata
  • stat ta’ ġenitur jew adozzjoni
  • domiċilju u / jew residenza
  • nazzjonalità
  • nuqqas ta' rekord kriminali
  • il-kandidatura jew il-votazzjoni f'elezzjonijiet għall-Parlament Ewropew jew f'elezzjonijiet muniċipali fi Stat Membru ieħor.


Formola standard multilingwi tista' tintuża biss fi Stat Membru ieħor u trid tiġi ppreżentata flimkien mad-dokument pubbliku li miegħu hija mehmuża.

 

Fejn Stat Membru jippermetti l-preżentazzjoni ta' kopja ċċertifikata ta' dokument pubbliku minflok l-oriġinal, l-awtoritajiet ta' dak l-iStat Membru għandhom jaċċettaw kopja ċċertifikata magħmula fl-iStat Membru fejn inħareġ id-dokument pubbliku.

 

Aktar informazzjoni dwar ir-Regolament u l-formoli standard multilingwi tista' tinkiseb mir-Reġistru Pubbliku fl-Aġenzija ta' Identity Malta https://identitymalta.com/public-registry/?lang=mt



Legalizzazzjoni tal-firem fuq dokumenti pubbliċi

 

Il-firma fuq dokumenti uffiċjali li jirrikjedu ċertifikat tal-legalizzazzjoni/apostille trid tkun firma oriġinali ta’ persuna bbażata f’Malta u li hi rreġistrata mal-Ministeru għall-Affarijiet Barranin u Ewropej. Id-dokumenti jinħarġilhom ċertifikat tal-legalizzazzjoni/apostille hekk kif il-firma ta’ fuq id-dokument tiġi mqabbla ma’ dik li hemm fid-database tal-firmatarji tal-Ministeru.


Għalkemm il-Ministeru għandu database tal-firmatarji, id-dettalji ta’ dawn ma jistgħux jiġu żvelati lill-pubbliku. Dan għaliex  l-iskop tar-reġistrazzjoni huwa BISS li jitqabblu l-firem qabel mad-dokumenti jiġu legalizzati.


Hekk kif l-awtentiċità tal-firma tiġi vverifikata, id-dokument jiġi legalizzat billi jitwaħħal fuqu ċertifikat tal-Apostille jew ċertifikat tal-Legalizzazzjoni.


Dokumenti li se jintużaw f’pajjiżi li ma ffirmawx il-Konvenzjoni tal-Aja dwar ir-rikonoxximent ta’ ċertifikati tal-Apostille ikollhom bżonn ċertifikat tal-legalizzazzjoni mill-Ministeru.


Sussegwentement, dan id-dokument ikun irid jerġa’ jiġi legalizzat mill-ġdid (counter-legalised) minn rappreżentant tal-pajjiż fejn id-dokument ikun se jintuża. Din il-legalizzazzjoni tista’ issir f’Ambaxxati u Konsulati differenti f’Malta. F’każ fejn il-pajjiż ma jkollux rappreżentanza diplomatika f’Malta, il-klijent ikun irid jibgħat id-dokumenti lill-Ambaxxata barra minn Malta akkreditata għal Malta.


Il-klijenti li jgħixu barra minn Malta u li għandhom bżonn ċertifikati tal-legalizzazzjoni/apostille għandhom jikkuntattjaw lit-Taqsima tal-Legalizzazzjoni fuq id-dettalji t’hawn taħt.

 


Tariffi u Metodi ta’ Pagament

 

It-tariffa ta’ €20.00 tapplika għal kull dokument. Madanakollu, għal dokumenti personali, bħal ċertifikati maħruġa mir-Reġistru Pubbliku jew mill-Università, it-tariffa ta’ €12.00 tapplika għal kull dokument. Il-pagamenti jistgħu jitħallsu b’ċekk pagabbli lill-Ministeru għall-Affarijiet Barranin u Ewropej, bi flus kontanti, jew b’karti ta’ debitu/kreditu.

 


Dokumenti tal-Adozzjoni

 

Dokumenti tal-Adozzjoni jiġu llegalizzati bla ħlas fuq preżentazzjoni ta’ covering letter maħruġa mill-Aġenzija tal-Adozzjoni.

 


Reġistrazzjoni tal-firem u responsabbiltajiet

 

Reġistrazzjonijiet ġodda ta' firem ikollhom perjodu ta' validità ta’ (3) tliet snin, mid-data tal-ewwel reġistrazzjoni. Xahar qabel l-iskadenza ta' dan it-terminu, kull firmatarju jiġi notifikat b’posta elettronika biex iġġedded l-applikazzjoni tiegħu / tagħha sakemm ma jkunx jixtieq li l-firma reġistrata titneħħa mid-database tal-Ministeru. Fin-nuqqas ta' tiġdid tar-reġistrazzjoni, il-firmatarji ma jibqgħux jiġu rikonoxxuti għal skopijiet ta' Apostille / Legaliżżazzjoni.


Hija wkoll ir-responsabbiltà tal-firmatarju li jinforma it- Taqsima tal-Legalizzazzjoni fi

ħdan il-Consular Services Office b'kull tibdil li jseħħ fl-informazzjoni mniżżla u sottomessa fil-formola tal-Firma tal-Kampjuni matul il-perodu ta’ validità ta' tliet snin tal-istess formola sottomessa. Jekk wieħed jonqos milli jinnotifika lil din it-Taqsima b'kull tibdil fl-informazzjoni sottomessa mill-firmatarju, inkluż il-kunjom, il-kariga, l-organizzazzjoni u bidliet fil-kampjun tal-firma u t-timbru, iwassal għar-rifjut tal- Apostille/Legalizzazzjoni fuq id-dokument approvat mill-firmatarju.

 

F’każ fejn professjonist jew persuna oħra maħtura tixtieq tirreġistra l-firma mal-Ministeru, għandha timtela l-Formola għall-Kampjuni tal-Firem, li tista’ titniżżel billi tagħfas hawn.


L-applikant għandu jippreżenta d-dokumenti li ġejjin flimkien mal-Formola tal-applikazzjoni:


  • Avukati u Nutara – Covering letter, kopja tal-warrant, u kopja tal-karta tal-identità. F’każ fejn il-persuna tkun se tiffirma dokumenti f’isem il-kumpanija, il-formola tal-applikazzjoni għandha tinkludi covering letter bil-letterhead tal-kumpanija, iffirmata mill-Kap tal-Kumpanija.


  • Accountants Pubbliċi u Awdituri – Covering letter, kopja tal-warrant, u kopja tal-karta tal-identità. F’każ fejn il-persuna tkun se tiffirma dokumenti f’isem il-kumpanija, il-formola tal-applikazzjoni għandha tinkludi covering letter bil-letterhead tal-kumpanija, iffirmata mill-Kap tal-Kumpanija.  


  • Kapijiet ta’ Skejjel – Covering letter u kopja tal-karta tal-identità.


  • Kapijiet ta’ Skejjel Internazzjonali – Covering letter, kopja tal-karta tal-identità, u ċertifikat maħruġ mill-Ministeru għall-Edukazzjoni u x-Xogħol.


  • Konsli / Diplomatiċi – Covering letter u kopja tal-Karta Diplomatika.


  • Uffiċjali tal-Gvern – Covering letter mis-superjur dirett u kopja tal-karta tal-identità.


  • Tradutturi – Covering letterDegree fil-Lingwistika/Traduzzjoni, u kopja tal-karta tal-identità. F’każ fejn il-persuna tkun se tiffirma dokumenti f’isem il-kumpanija, il-formola tal-applikazzjoni għandha tinkludi covering letter bil-letterhead tal-kumpanija, iffirmata mill-Kap tal-Kumpanija.



Huwa importanti li wieħed jinnota li l-Ministeru jirriserva d-dritt li jirrifjuta l-applikazzjoni għar-reġistrazzjoni tal-firem jekk l-applikant ma jkunx jissodisfa r-rekwiżiti għall-eliġibbiltà stabbiliti hawn fuq.



Servizz ta’ Eċċellenza


It-Taqsima tal-Legalizzazzjoni fi ħdan il-Consular Services Office timpenja ruħha għal livell ta’ servizz eċċellenti, u tassigura li l-klijent:


  • jiġi moqdi b’korteżija u rispett;
  • jinqeda fl-iqsar żmien possibbli;
  • jingħata informazzjoni ċara u utli;
  • jiġi megħjun u mwieġeb b’mod effettiv f’każ ta’ ilment. 

 

Tista’ tgħinna nagħtuk servizz aħjar billi:


  • tiċċekkja f’liema pajjiż id-dokumenti se jintużaw;
  • tipprovdi traduzzjoni magħmula f’Malta, meta t-traduzzjoni tad-dokument tkun meħtieġa.
  • tara li l-kopji tad-dokumenti ġew iċċertifikati minn nutar jew avukat, f’każ li d-dokumenti jkunu kopji.



Kummenti u Ilmenti:

 

Is-sodisfazzjon tal-klijent huwa importanti ħafna għalina. Jekk m’intix sodisfatt bis-servizz tagħna, nistednuk tiġi l-uffiċċju sabiex tiddiskuti l-ilment, jew tikkuntattjana permezz tal-posta, tat-telefon, jew billi tibgħatilna imejl fuq consular.mfea@gov.mt

 

Kull kumment jinżamm kunfidenzjali, jiġi ttrattat minnufih, u nużawh sabiex intejbu s-servizz tagħna.


Jekk tixtieq tressaq ilment, l-ewwel ikkuntattja l-Uffiċjal li jkun qdiek. F’każ li t-tweġiba li tingħata ma tkunx kif mixtieq, tista' ċċemplilna jew tikkuntattjana fuq id-dettalji li ġejjin:


Consular Services Office

Taqsima tal-Legalizzazzjoni

Direttorat għas-Servizzi Konsolari u Maltin Jgħixu Barra

Ministeru għall-Affarijiet Barranin u Ewropej

18, Triq Zakkarija,

Valletta VLT 1170


L-ilment tiegħek jiġi rikonoxxut minnufih u nagħtuk tweġiba sħiħa fi żmien tlett (3) ijiem tax-xogħol mid-data ta’ meta l-ilment jasal l-uffiċċju. Jekk għal xi raġuni tweġiba ma tkunx possibbli li tingħata fi żmien tlett ijiem tax-xogħol, aħna ninfurmawk u nagħtuk indikazzjoni ta' meta għandek tistenna tweġiba.


 

© Il-Gvern ta’ Malta

Indirizz
Ministeru għall-Affarijiet Barranin u Ewropej
Palazzo Parisio
Triq Il-Merkanti
Valletta, VLT 1171
Malta
18, Zachary Street
Valletta
Malta
331, Allied House
St. Paul Street,
Valletta, VLT 1211
Malta
172, Melita Street
Valletta
Malta

Telefown
2124 2191
2124 2191

Fax
2123 6604
2123 6604

Imejl
Indirizz
Parliamentary Secretary for EU Funds
33, House of Catalunya,
Marsamxett Road,
Valletta, VLT 1850
Malta

Telefown
+356 2295 7500

Imejl

Websajt